DSGVO-konform Mitarbeitende filmen 2026

Ein Imagefilm mit Mitarbeitenden, ein Recruiting-Video mit echten Gesichtern, eine TikTok-Serie mit Azubis: All das ist 2026 nicht nur gute Marketing-Praxis, sondern auch rechtlich relevant. Wer dabei die DSGVO und die Persönlichkeitsrechte nicht ernst nimmt, riskiert Bußen, Schadensersatzforderungen und im schlimmsten Fall die Pflicht, fertig produzierte Filme komplett aus dem Netz zu nehmen.

Wir produzieren seit Jahren Inhalte mit echten Mitarbeitenden für Kliniken, Industriebetriebe und Handwerksunternehmen. Aus dieser Praxis und in enger Abstimmung mit unseren Kunden eine Checklist, was wirklich zu beachten ist. Hinweis: Das ersetzt keine juristische Beratung, ist aber das, was wir in der Praxis durchgängig anwenden.

Die 9-Punkte-Checklist

1. Schriftliche Einwilligung VOR dem Dreh

Mündliche Zustimmung reicht nicht. Jede:r Mitarbeitende, der oder die vor der Kamera steht, muss vor dem Dreh eine schriftliche Einwilligung unterzeichnen. Das gilt auch für scheinbar kleine Aufnahmen wie Hintergrund-Statisten oder „nur ein Kommentar im Vorbeigehen”.

Was die Einwilligung enthalten muss:

• Beschreibung der Aufnahme (was wird gefilmt, in welchem Kontext)
• Verwendungszweck (Webseite, Social Media, Werbeanzeige, Recruiting)
• Geografische Verbreitung (Deutschland, EU, weltweit)
• Aufbewahrungsdauer (wie lange wird das Material genutzt)
• Widerrufsrecht (jederzeit möglich, mit konkretem Verfahren)
• Datum, Unterschrift, Klarname

2. Einwilligung ist freiwillig, niemals unter Druck

Mitarbeitende dürfen nicht zur Teilnahme an Filmproduktionen gedrängt werden. Wer „Wer nicht mitmacht, gilt als nicht teamfähig” andeutet, verletzt die Freiwilligkeit der Einwilligung. Eine erzwungene Einwilligung ist juristisch unwirksam.

Praxis-Tipp: Vorgespräche immer freiwillig anbieten („Wir würden gerne dich filmen, aber nur wenn du das gerne machst”). Wer ablehnt, darf nicht spürbar nachteilig behandelt werden.

3. Verwendungszweck eindeutig beschreiben

Eine Einwilligung „für Marketing-Zwecke” ist zu unkonkret. Die DSGVO verlangt, dass der Verwendungszweck klar definiert ist. Wer das Video später auch für etwas Anderes nutzen will, braucht eine neue Einwilligung.

Was klar definiert sein muss:

• Konkrete Plattformen (Webseite, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube)
• Konkrete Zwecke (Recruiting, Image, Vertrieb, Schulung)
• Konkrete Region (Deutschland, EU, weltweit)
• Wird das Material für KI-Training freigegeben (NEIN als Standard)

4. Aufbewahrungsdauer festlegen

Klassischerweise arbeitet man bei Mitarbeiter-Aufnahmen mit klar definierten Laufzeiten, da zeitlich unbegrenzte Einwilligungen juristisch umstritten sind. Welche Laufzeit zu eurem konkreten Anwendungsfall passt, klärt ihr am besten gemeinsam mit eurer Datenschutz-Beratung oder eurer Personalabteilung. Wichtig ist hauptsächlich, dass eine Laufzeit überhaupt definiert ist.

5. Widerrufsrecht aktiv kommunizieren

Mitarbeitende können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Was dann genau passiert, muss vorab geklärt sein und im Einwilligungs-Dokument stehen.

Was zu regeln ist:

• Wer ist Ansprechperson für den Widerruf?
• Wie schnell wird das Material entfernt? (Empfehlung: 14 Tage)
• Was passiert mit bereits ausgespieltem Material?
• Gibt es eine Übergangsfrist für bereits laufende Kampagnen?

6. Sonderfall: Ausgeschiedene Mitarbeitende

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, ist die Einwilligung nicht automatisch hinfällig. Aber: Der oder die Ehemalige hat ein verstärktes Interesse, nicht weiter beworben zu werden, vor allem wenn der Abschied nicht einvernehmlich war.

Empfohlene Praxis:

• Bei Austritt aktiv nachfragen, ob das Material weiter genutzt werden darf
• Bei Konfliktsituationen sofort aus dem aktiven Marketing nehmen
• Im Recruiting-Video-Bereich besonders sensibel sein, weil sonst Falschsignale entstehen können

7. Sonderfall: Patient:innen, Kund:innen, Dritte

Wenn auf den Aufnahmen nicht nur Mitarbeitende, sondern auch Patient:innen, Kund:innen oder Dritte sichtbar sind, braucht ihr von diesen Personen ebenfalls schriftliche Einwilligungen.

Echtes Beispiel: Bei Bigest Pflegeschule Bochum und beim Katholischen Klinikum Bochum haben wir mit größter Sorgfalt darauf geachtet, dass keine Patient:innen unwissentlich gefilmt werden. Das bedeutet im klinischen Umfeld sehr enge Drehgrenzen und ständige Awareness der Crew.

8. Kinder und Jugendliche brauchen Sondereinwilligung

Wer Personen unter 18 Jahren filmt (auch eigene Azubis), braucht zusätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Bei 16- und 17-Jährigen reicht meist die eigene Einwilligung plus Erziehungsberechtigten-Information, das hängt aber vom Bundesland und vom Kontext ab.

9. Anonymisierung als Fallback

Bei Inhalten, bei denen Einwilligungen schwierig sind (zum Beispiel Hintergrund-Aufnahmen in einer Produktionshalle), gibt es zwei Wege:

1. Klare Aufnahme nur mit Einwilligung aller sichtbaren Personen
2. Anonymisierung (Verpixelung, Distanz-Aufnahmen ohne erkennbare Gesichter)

Wer aufnimmt und später feststellt, dass eine Person ohne Einwilligung erkennbar ist, muss die Person identifizieren, kontaktieren und nachträglich Einwilligung einholen. Oder die Aufnahme nachträglich anonymisieren oder löschen.

Model Release: Der professionelle Standard-Vertrag

Ein häufig gestellte Frage ist: „Wäre ein Model Release nicht der einfache Workaround?” Die Antwort: Model Release ist der professionelle Standard. Es ist kein Workaround um die DSGVO herum, sondern die saubere Umsetzung aller Anforderungen in einem einzigen Dokument.

Was ein Model Release ist: Ein in der professionellen Foto- und Filmproduktion seit Jahrzehnten etablierter Vertrag, mit dem eine Person der Verwendung ihres Bildes, ihrer Stimme und ihres Auftritts in definierten Medien zustimmt. Er deckt sowohl das Recht am eigenen Bild nach Kunsturhebergesetz (KUG, § 22) als auch die DSGVO-Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ab.

Was darin geregelt wird:

• Welche Aufnahmen erstellt wurden
• Welche Nutzungsrechte übertragen werden (Webseite, Social, Print, etc.)
• Geografische Verbreitung
• Zeitliche Befristung
• Verwendungszweck (Marketing, Recruiting, Vertrieb, intern)
• Vergütung (bei Models meist mit Gage, bei Mitarbeitenden oft unentgeltlich)
• Widerrufsrechte
• Sondervereinbarungen (kein KI-Training, kein politischer Kontext, etc.)

Bei Mitarbeitenden heißt das Dokument oft anders. „Einverständnis- erklärung zur Verwendung von Bild- und Tonaufnahmen” oder „Persönlichkeitsrechte-Erklärung”. Inhaltlich ist es aber dasselbe Konstrukt wie ein Model Release: ein einziges Dokument, das alle relevanten Aspekte vor dem Dreh sauber regelt.

Warum es kein Workaround ist:

Ein gut formuliertes Model Release / Einverständniserklärung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen, die wir oben aufgelistet haben: schriftlich, freiwillig, eindeutig im Verwendungszweck, mit klarer Laufzeit, mit Widerrufsrecht. Es ist kein Trick, um Konsens zu umgehen, sondern die ordentliche Form, ihn rechtssicher festzuhalten.

Was wir in der Praxis nutzen:

Bei jedem unserer Drehs mit Mitarbeitenden oder Models gibt es ein solches Dokument, vom Auftraggeber-Unternehmen geprüft, vom Protagonisten vor dem Dreh unterzeichnet. Es ist kein Wegabschneider, sondern Standard-Bestandteil der Vorbereitung. Wer ohne ein solches Dokument dreht, hat schlicht keine Produktionsdokumentation, die im Streitfall hält.

Empfehlung: Lasst euch von eurer Datenschutz-Beratung oder eurem Juristen ein passendes Standard-Dokument erstellen, das ihr für alle Mitarbeiter-Drehs verwendet. Einmaliger Aufwand, der euch danach in jeder Produktion absichert.

Vorlage für eine Einwilligungs-Erklärung

Was eine vollständige Einwilligung typischerweise enthält:

Persönliche Daten: Klarname, Position, Abteilung

Beschreibung des Drehs: Datum, Ort, Anlass, ungefähre Dauer

Verwendungszweck: Welche Inhalte werden produziert? Welche Themen behandelt?

Verbreitung:

• Webseite des Unternehmens (Ja/Nein)
• Social-Media-Kanäle (welche konkret?)
• Werbeanzeigen (Meta, TikTok, LinkedIn, Google?)
• Print-Materialien (Broschüren, Flyer?)
• Veranstaltungen, Messen
• Externe Verwendung (Pressemitteilungen, Branchenpresse?)

Geografische Verbreitung: Deutschland / EU / weltweit

Aufbewahrungsdauer: Konkretes Datum oder Zeitraum

Widerrufsrecht: Wie kann widerrufen werden? Ansprechperson?

Sondervereinbarungen: Was darf NICHT gemacht werden? (z.B. „nicht in politischen Kontext”, „nicht für KI-Training”)

Unterschrift: Klarname + Datum + Ort

Häufige Fehler in der Praxis

Fehler 1: Pauschale Marketing-Klausel im Arbeitsvertrag

Manche Unternehmen versuchen, eine Pauschal-Einwilligung in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Das ist juristisch riskant. Jeder konkrete Dreh sollte eine separate Einwilligung haben.

Fehler 2: Mündliche Zusagen am Drehtag

„Du machst mit, oder?” ist keine rechtswirksame Einwilligung. Auch nicht, wenn die Person nickt. Schriftlich, vor dem Dreh, fertig.

Fehler 3: Verwendung außerhalb des definierten Zwecks

Wer ein Imagefilm-Video später für Werbeanzeigen verwendet, ohne dass das in der ursprünglichen Einwilligung steht, riskiert eine Datenschutzbeschwerde. Neue Verwendung = neue Einwilligung.

Fehler 4: Lange Aufbewahrung ohne Aktualisierung

Wer Material 10 Jahre alt im Netz hat, ohne die Einwilligung aktualisiert zu haben, läuft Gefahr. Spätestens alle 2-3 Jahre prüfen und gegebenenfalls neu einholen.

Fehler 5: Ignorieren des Widerrufs

Wenn jemand seine Einwilligung widerruft, muss das Material innerhalb von 14 Tagen aus dem aktiven Marketing genommen werden. Wer das ignoriert, hat ein echtes juristisches Problem.

Was wir in der Praxis machen

Bei jeder unserer Produktionen ist Bestandteil:

1. Vor dem Dreh: Vollständige Einwilligungs-Dokumentation pro Person, vom Auftraggeber-Unternehmen geprüft und unterzeichnet
2. Am Drehtag: Crew weiß, wer dabei ist und wer nicht. Hintergrund- Aufnahmen werden nur mit Klarheit über alle Beteiligten gemacht
3. In der Postproduktion: Wenn unklare Personen im Bild sind, werden sie verpixelt oder rausgeschnitten
4. Bei Lieferung: Einwilligungs-Dokumente werden dem Kunden übergeben, Aufbewahrungspflicht klar kommuniziert
5. Nach 2-3 Jahren: Wir erinnern unsere Kunden aktiv, Einwilligungen zu erneuern oder Material zu löschen

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Wenn ihr unsicher seid, ob eure aktuellen Recruiting- oder Imagefilm-Inhalte DSGVO-konform sind, oder eine neue Produktion plant: Strategie-Call vereinbaren. Wir gehen mit euch die Einwilligungs-Praxis durch und sagen ehrlich, wo Handlungsbedarf besteht. Wichtig: Wir sind keine Anwälte. Bei komplexen Fällen verweisen wir auf spezialisierte Datenschutz- Beratung, mit der wir kooperieren.